I. Pendahuluan
Kualitas manusia Indonesia yang mampu bersaing di dunia global akan sangat ditentukan oleh kualitas pendidikan. Usaha ke arah peningkatan kualiatas manusia Indonesia itu telah dilakukan melalui UU Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional, PP 19 tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan, dan UU tentang guru yang baru ditandatangani DPR tanggal 6 Desember 2005. Implementasi atas semua usaha tersebut harus dijaga prosesnya agar mampu menghasilkan output, outcome, dan dampak yang diharapkan bagi masyarakat.
Proses penyelenggaraan pendidikan ini melibatkan berbagai unsur dari DPR, Pemerintah Pusat, Pemerintah Daerah, Lembaga dan organisasi pemerintah maupun nonpemerintah, sekolah, dan masyarakat. Proses yang terkait langsung dengan pendidikan adalah Depdiknas, Dinas Pendidikan Provinsi/Kabupaten/Kota, LPMP, Perguruan tinggi, dan sekolah. Pihak yang terkait langsung dengan proses penyelenggaraan pendidikan tersebut harus menjamin bahwa proses penyelenggaraan pendidikan akan mampu menghasilkan output dan outcome untuk memenuhi tuntutan kepuasan masyarakat yang bertindak sebagai pelanggan. Oleh sebab itu, Pihak-pihak ini harus mampu meyakinkan masyarakat bahwa mereka menerapkan sistem yang benar-benar bisa menjamin dan memastikan penyelenggaraan pendidikan yang berkualitas. Sehingga penyelenggara pendidikan bisa memenuhi tuntutan masyarakat sesuai PP 19 tahun 2005 terkait dengan standar kompetensi lulusan yaitu kualifikasi kemampuan lulusan yang mencakup sikap, pengetahuan, dan keterampilan. Untuk mencapai itu, satuan pendidikan harus mempunyai panduan penyelenggaraan pendidikan.
Panduan penyelenggaraan pendidikan berdasar PP 19/2005 tentang Standar Nasional Pendidikan pasal 52 berisi:
(1) Setiap satuan pendidikan harus memiliki pedoman yang mengatur tentang:
- Kurikulum tingkat satuan pendidikan dan silabus;
- Kalender pendidikan/akademik, yang menunjukkan seluruh kategori aktivitas satuan pendidikan selama satu tahun dan dirinci secara semesteran, bulanan, dan mingguan;
- Struktur organisasi satuan pendidikan;
- Pembagian tugas di antara pendidik;
- Pembagian tugas di antara tenaga kependidikan;
- Peraturan akademik;
- Tata tertib satuan pendidikan, yang minimal meliputi tata tertib pendidik, tenaga kependidikan dan peserta didik, serta penggunaan dan pemeliharaan sarana dan prasarana;
- Kode etik hubungan antara sesama warga di dalam lingkungan satuan pendidikan dan hubungan antara warga satuan pendidikan dengan masyarakat;
- Biaya operasional satuan pendidikan.
Panduan penyelenggaraan pendidikan itu disusun dalam suatu Sistem untuk menjamin proses penyelenggaraan pendidikan melalui Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000. Sistem ini banyak diterapkan dalam dunia usaha dan industri untuk memastikan mutu produk yang mampu menjaga dan meningkatkan kepuasan pelanggan. Sistem ini juga konsisten dalam manajemen, ada sistem pengendalian dan pencegahan, dan ada sistem untuk peningkatan secara berkelanjutan. Penerapan SMM ISO 9001:2000 dalam pendidikan diharapkan mampu menjamin dan memastikan mutu tamatan pendidikan sehingga bisa hidup mandiri, diserap di dunia usaha dan dunia industri serta mampu bersaing di dunia global yang berarti menggambarkan pencapaian Standar Nasional Pendidikan.
Pembahasan dalam makalah ini difokuskan pada penjaminan mutu pendidikan melalui ISO 9001:2000 pada satuan pendidikan dasar dan menengah dengan mengaktifkan peranan pengawas, KKG, MGMP, dinas pendidikan, dan LPMP, serta PPPG untuk mencapai Standar Nasional Pendidikan.
II. ISO 9001:2000
Sistem manajemen mutu ISO 9001: 2000 merupakan sistem manajemen dengan pendekatan kepada kepuasan pelanggan. Pelanggan pada sistem manajemen mutu adalah pelanggan internal, pelanggan eksternal, pihak yang berkepentingan (interested parties). Untuk dapat menerapkan pemenuhan kepuasan pelanggan ada Delapan Prinsip Dasar Manajemen Mutu yaitu [1] Customer Focus ( Perhatian pada pelanggan) [2] Leadership(Kepemimpinan) [3] Involvement of people (Pelibatan orang) [4] Process approach (Pendekatan Proses) [5] Sistem approach to management ( Pendekatan sistem pada manajemen) [6] Continual improvement ( Perbaikan berkelanjutan) [7] Factual approach to decision making ( Pengambilan keputusan berdasar-Fakta) [8] Mutually beneficial supplier relationships ( Hubungan pemasok yang saling menguntungkan). Implementasi dari delapan prinsip ini diwujudkan dalam persyaratan-persyaratan SMM ISO 9001:2000 dalam bentuk klausul/pasal-pasal.
Kerangka konsep sistem manajemen mutu berdasarkan pendekatan proses dalam penerapan pasal-pasal ISO 9001:2000 adalah sebagai berikut:
| Perbaikan Berlanjut Sistem Manajemen Mutu |
| Pelanggan (dan pihak berkepen
tingan lain) Persyaratan |
| Pelanggan (dan pihak berkepen
tingan lain) Kepuasan |
| Tanggung Jawab
manajemen |
| Manajemen
Sumber Daya |
| Pengukuran, Analisis dan perbaikan |
| Realisasi
Produk |
| Produk |
| Masukan |
| Keluaran |
| Gambar 1 – Model sistem manajemen mutu berdasarkan proses |
Realisasi konsep tersebut diwujudkan menjadi dokumen mutu organisasi. Proses penyusunan dokumen organisasi sebagai tanda penerapan ISO 9001:2000 dimulai dari Kebijakan Mutu, Pedoman Mutu, Prosedur Mutu, dan Instruksi Kerja. Kebijakan mutu berisi tujuan organisasi yang mencakup komitment pelibatan untuk memenuhi persyaratan dan terus menerus memperbaiki keefektifan SMM, menyediakan kerangka kerja untuk menetapkan dan meninjau sasaran mutu, dikomunikasikan dan difahami dalam organisasi dan ditinjau agar terus menerus sesuai dengan tuntutan pelanggan. Pedoman mutu merupakan pernyataan kebijakan mutu kepada karyawan dan pelanggan yang ada maupun yang potensial. Pedoman mutu berguna [1] menyatakan komitmen organisasi /lembaga pendidikan terhadap mutu sesuai ISO 9001:2000, [2] menjelaskan bagaimana organisasi melakukan aktivitas memenuhi ISO 9001:2000, [3] menunjukkan sistem mutu organisasi/lembaga pendidikan sebagai sarana marketing.
Prosedur mutu atau Prosedur operasi standar merupakan suatu rangkaian atau tahap kegiatan yang harus dilakukan untuk mencapai kebijakan mutu yang tertuang dalam pedoman mutu. Prosedur operasi standar berguna untuk memberi petunjuk bagi personel bagaimana kebijakan dan tujuan sistem mutu yang tertuang dalam pedoman mutu harus dilaksanakan. Isi prosedur operasi standar adalah apa yang harus dilaksanakan, siapa yang melaksanakan, dimana kegiatan tersebut dilaksanakan, mengagapa harus dilaksanakan, kapan dilaksanakan, tanggung jawab, wewenang dan hubungan kerja antara personel yang mengatur, melaksanakan dan memverifikasi semua proses untuk menghasilkan produk yang sesuai kebutuhan pelanggan.
Instruksi kerja (work instruction) adalah Petunjuk rinci dan telah distandarkan yang digunakan para pelaksana dalam melaksanakan suatu pekerjaan. Instruksi kerja dapat disusun dalam bentuk kalimat tertulis, gambar, foto, video, flow chart atau lainnya. Contoh instruksi kerja: membuat sertifikat, menyiapkan bahan dan alat praktek, membuat bahan ajar, menerima siswa, dll.
Semua dokumen mutu organisasi dilengkapi dengan formulir sebagai tanda rekaman bahwa proses untuk menghasilkan produk sesuai kebutuhan pelanggan telah dipastikan dan distandarkan sehingga kualitasnya bisa dijamin dan dipastikan. Semua proses tersebut sesuai dengan pasal-pasal dalam ISO 9001:2000. Bukti fisik proses tadi digunakan sebagai alat untuk dilakukan audit baik internal maupun eksternal sehingga akan diketahui tingkat ketidaksesuaian produk dan sistem untuk perbaikan berkelanjutan.
A. Implementasi ISO 9001:200 dalam Pendidikan
Penerapan ISO 9001:2000 dalam pendidikan dimulai dari pertanyaan-pertanyaan berikut: tetapkan siapa pelanggan Anda, siapa yang menerima pelanggan Anda, siapa yang menyusun program, siapa yang melaksanakan program, siapa yang melakukan evaluasi program, siapa yang melakukan verifikasi dan validasi program, siapa yang mendukung proses dari perencanaan sampai evaluasi, siapa yang melakukan outsourcing apabila kebutuhan SDM tidak ada di dalam organisasi. Jawaban pertanyaan ini diikuti dengan penyusunan alur bisnis prosesnya. Bisnis proses adalah rangkaian aktifitas yang ada dalam organisasi/institusi, yang merupakan aliran input dan output yang terkait dari unit kerja satu kepada unit kerja lain atau dari pelanggan kepada organisasi.
Untuk dapat mengetahui proses-proses apa yang dilakukan pada organisasi maka diperlukan analisis pemetaan bisnis proses (Business process mapping). Untuk dapat melakukan analisa bisnis proses maka harus menjabarkan peran, tugas dan tanggung jawab yang ada pada [1] Struktur organisasi, [2] Mekanisme dan koordinasi dalam struktur organisasi, [3] Menjabarkan aktivitas yang ada pada struktur meliputi tugas, tanggung jawab dan wewenang. Pemetaan bisnis proses dilakukan untuk menyesuaikan rangkaian kegiatan organisasi dengan pasal-pasal dalam ISO 9001:2000.
Dalam pemetaan bisnis proses maka organisasi akan mampu [1] Mengidentifikasi proses-proses yang dilakukan di organisasi/sekolah, [2] Mengukur keefektifan proses yang dilakukan dalam melayani kebutuhan pelanggan, [3] Melakukan sinkronisasi pasal-pasal SMM ISO 9001:2000 dalam rangkaian proses di organisasi/sekolah, [4] Mempermudah pihak ekternal dan internal untuk mendapatkan alur proses dan interaksinya yang ada di organisasi/sekolah, [5] Membantu auditor untuk memahami proses-proses yang ada di organisasi/sekolah.
Analisis keterkaitan proses di sekolah dengan Bisnis Proses lain yang dipersyaratkan oleh SMM ISO 9001:2000 perlu dilakukan mulai dari penerimaan siswa baru (PSB), pelaksanaan KBM, sampai ke proses penelusuran tamatan. Proses-proses atau aktivitas yang ada di sekolah antara lain [1]Penerimaan siswa baru (PSB), [2] Promosi sekolah, [3] Pengembangan kurikulum dan penerapannya, [4] PBM, [5] Ujian akhir sekolah, [6] Uji kompetensi/sertifikasi, [7] Ujian akhir nasional, [8] Pembelajaran di dunia kerja, [9] Penelusuran tamatan, [10] Pengelolaan fasilitas, [11] Pengelolaan unit produksi, [12] Pelatihan SDM sekolah, [13] Bimbingan karir (guru dan siswa), [14] Penyusunan bahan ajar (modul), [15] Kegiatan extra kurikuler, [16] Pengadaan guru tamu/out sourcing, [17] Kerjasama antar lembaga, [18] Penyusunan program sekolah dengan komite sekolah, [19] Kegiatan kreativitas siswa.
Proses-proses tersebut di atas dijadikan kerangka proses yang menyatu sehingga menjadi alur yang mengalir dari awal sampai akhir dalam satu persepsi, yaitu mulai penerimaan siswa baru sampai menamatkan siswa dan melakukan penelusuran tamatan. Pembuatan kerangka bisnis proses diawali dengan menyusun matrik analisis antara proses yang ada di sekolah dipadankan dengan pasal-pasal SMM ISO 9001:2000 dan dijelaskan dalam uraian dan tugas serta tanggung jawab setiap orang dalam organisasi sekolah.
Tabel Keterkaitan Matrik Proses Sekolah dengan Pasal-pasal ISO
No |
Proses di SEKOLAH | Pasal-pasal ISO |
Uraian |
Tanggung jawab |
| 1 | Penyusunan Program Sekolah dengan Komite sekolah | 5.4.2.a/4.1.d | -Penyusunan
-RAPBS |
Kepsek /Ka Komite |
| 2 | Penerimaam siswa
Baru |
7.2.2.a | Tujuan persyaratan berkaitan dengan kompetensi | Waka Kesiswaan |
| 3 | Pengembangan Kurikulum | 7.3 ( 7.3.1 s.d. 7.3.7) | Perancangan dan pengembangan /sinkronisasi dengan kebutuhan masyarakat | Waka Kurikulum |
| 4 | PBM di Sekolah | 7.5.1 | PBM di Sekolah | Ka. Prog |
| 5 | PBM di dunia kerja | 7.5.1 | PBM di Idunia kerja | Ketua program |
| 6 | Pengadaan guru tamu | 7.4, 7.4.2.b/6.2.1 | Penyedian SDM dari luar sekolah (outsorcing) | Waka Humas |
| 7 | Ujian Akhir Sekolah | 8.2.3/8.2.4/ 8.4 | Uji Komp/Evaluasi/
Remidial/Data Statistik |
Ka.prog /Wakur |
| 8 | Ujian Akhir Nasional | 8.2.3/8.2.4 | UAN | Wakur/KaProg |
| 9 | Pengelolaan Fasilitas | 6.3 | Perbaikan dan pemeliharaan Sapras. | Wasarana |
| 10 | Pengelolaan Perpustkaan | 6.3 | Penyimpanan dan perawatan buku perpus. | Taus |
| 11 | Pengelolaan unit produksi | 7.5.2/7.5.1/
5.2.1/4.1.a |
Produksi sebagai wahana PBM/Org UP | Waka humas |
| 12 | Pengelolaan UKS | 6.1.b/6.2.2.b | Ekstrakurikuler dan /pelatihan uks | Waka
Siswa |
| 13 | Organisasi Kesiswaan | 5.4.2.a/4.7.1.a/6.1.b | Osis/Pelatihan | Waka Siswa |
| 14 | Koperasi Sekolah | 5.4.2.a/7.5.1/6.2.2.b | Organisasi/PBM/Pelatihan | Waka Siswa |
| 15 | Pelatihan SDM Sekolah/ Bimbingan karir guru | 6.2.1/6.2.2 | Kualifikasi Guru/Kompetensi Guru/TAUS dan teknisi | Wakur/
Taus |
| 16 | Bimbingan Karir/
Penyuluhan siswa |
6.2.2.d/8.5.2/8.5.3 | Pemantauan siswa/pembinaan siswa/pelatihan siswa | BP/BK |
| 17 | Penyusunan bahan ajar (modul) | 7.1.b | Bahan ajar, modul | Ka.Prog |
| 18 | Kegiatan Ekstra kurikuler | 6.2.2.b/7.5.1 | PBM/pelatihan siswa | Waka Siswa |
| 19 | Kerjasama antar lembaga | 7.2.2.b | MOU | Waka Humas |
| 20 | Pemasaran tamatan | 7.2.3/7.5.4.f | BKK/kontrak kerja | Waka Humas |
| 21 | Penelusuran tamatan | 7.5.3/8.4 | Pendataan tamatan/analisa statistik | Waka
Humas |
| 22 | Administrasi Sekolah | 4.2.3/4.2.4 | Pengendalian dokumen/
pengendalian rekaman/ adm sekolah |
Taus Ka.Prog
Guru |
| 23 | Kepemilikan pelanggan (siswa) | 7.5.4 | Penyimpanan data siswa (buku induk, ijasah dll) | Taus |
| 24 | Promosi Kompetensi Siswa | 7.2.3/8.2.3/8.2.4 | Uji Kompetensi | Ka Sek |
Pelaksanaan dari keterkaitan proses dengan pasal-pasal ISO 9001:2000 diwujudkan dalam struktur organisasi yang menjalankan semua proses untuk mencapai kepuasan pelanggan. Contoh organisasi sekolah sebagai berikut:
| Komite Sekolah |
| Kepala Sekolah |
| TU |
| Waka Kurikulum |
| Waka Kesiswaan |
| Waka Humas |
| Waka Sarana Prasarana |
| BK |
| Program/Mapel |
| Program/Mapel |
| Program/Mapel |
| Program/Mapel |
| Siswa |
| WMM
(5.5.2) |
| Struktur Organisasi Sekolah |
Struktur organisasi ini diikuti deskripsi tentang tugas, wewenang, dan tanggung jawab masing-masing personel yang ada dalam struktur yang diketahui semua. Melalui Struktur Organisasi ini, sekolah menjalankan proses-proses sesuai pasal-pasal dalam ISO 9001:2000 untuk menjamin mutu. WMM (Wakil Manajemen Mutu) harus ada sebagai tanda organisasi menerapkan SMM ISO 9001:2000. Struktur organisasi ini digunakan untuk satu tujuan yaitu memenuhi kepuasan pelanggan, berupa kompetensi siswa tamatan didik yang sesuai dengan kebutuhan stakeholder.
Mekanisme dan keterkaitan proses pemenuhan kepuasan pelanggan tergambar dalam Proses inti penyelenggaraan pendidikan di sekolah sebagai berikut:
| P
E R S Y A R A T A N P E L A N G G A N |
| Komunikasi Pelanggan
Waka kesiswaan |
| Perancangan
Dan pengembangan Waka Kurikulum |
| Pelaksanaan
Ka. Program |
| Evaluasi Pelaksanaan
Ka.Prog, Waka Kurikulum |
| K
E P U A S A N P E L A N G G A N |
| SISTEM MANAJEMEN MUTU |
| Kepala Sekolah |
| WMM |
| Humas |
| OUTSOURCING |
| PROSES PENDUKUNG |
| Tata Usaha |
| Perpustakaan |
| Waka Sarana dan Prasarana |
| S
E R T I F I K A S I |
| Komite
Sekolah |
Pelaksanaan keterkaitan proses ini dijaga melalui prosedur wajib yang dijalankan oleh wakil manajemen mutu beserta tim sistem manajemen mutu yang dibentuk sekolah. Prosedur wajib itu meliputi [1] Prosedur pengendalian dokumen (pasal 4.2.3), [2] Prosedur pengendalian rekaman (pasal 4.2.4), [3] Prosedur Audit Internal (pasal 8.2.2), [4] Pengendalian produk tidak sesuai ( 8.3) [5] Prosedur Tindakan Koreksi (8.5.2), dan [6] Prosedur Tindakan Pencegahan (8.5.3). Semua prosedur ini berisi gambaran informasi dan alasan untuk apa prosedur diadakan; batas penerapan prosedur meliputi fungsi, daerah kerja dan personel yang melaksanakan prosedur; daftar referensi yang digunakan dalam prosedur, batasan istilah, arti singkatan dan keterangan kata-kata yang penting; penyebutan secara detail apa, kapan, dimana kegiatan operasional dilaksanakan dan siapa yang melaksanakan; dan penjabaran sistem dokumentasi yang digunakan termasuk formilir yang diacu. Dengan prosedur ini, semua proses untuk realisasi produk tamatan pendidikan bisa dikendalikan dan dipastikan mutunya sehingga kualitas penyelenggaraan pendidikan bisa tetap terjaga. Semua bukti fisik proses penyelenggaraan pendidikan direkam dan disimpan sehingga bisa ditinjau, diperiksa,
Pelaksanaan pedoman mutu, semua prosedur, dan instruksi kerja dalam SMM ISO 9001:2000 ditinjau dan diperbaiki setiap periode tertentu yaitu setahun dua kali setelah melalui audit internal dan survailance audit oleh pihak eksternal independen.
B. Audit Internal ISO 9001:2000 di sekolah
Audit adalah pengukuran, analisis, dan perbaikan yang merupakan aktivitas yang harus dilakukan oleh organisasi yang mengimplementasikan sistem manajemen mutu ISO 9001:2000. Aktivitas tersebut termuat pada pasal (klausul) 8 tentang Pengukuran, Analisis dan Perbaikan. Pada Pasal 8.1 (Umum) dijelaskan bahwa : Organisasi harus merencanakan dan menerapkan proses pemantauan, pengukuran, analisis dan perbaikan yang dibutuhkan untuk [1] memperlihatkan kesesuaian produk,[2] memastikan kesesuaian sistem manajemen mutu, dan[3] terus menerus memperbaiki keefektifan sistem manajemen mutu. Ini harus bergantung pada ketepatan metode yang berlaku, termasuk teknik statistik, dan jangkauan pemakaiannya.
Sebagai upaya untuk memastikan efektivitas sistem manajemen mutu maka dilakukan penilaian (audit) secara obyektif dan berkala. Pasal 8.2.2 (Audit Internal) menjelaskan bahwa: Organisasi harus melakukan audit internal pada selang waktu terencana untuk menentukan apakah sistem manajemen mutu : [a] memenuhi pengaturan yang direncanakan (lihat 7.1) pada persyaratan Standar Internasional ini dan pada persyaratan sistem manajemen mutu yang ditetapkan oleh organisasi, dan, [b] ditetapkan dan dipelihara secara efektif. Program audit harus direncanakan, dengan mempertimbangkan status dan pentingnya proses dan bidang yang diaudit, seperti juga hasil audit yang lalu. Kriteria, lingkup, frekuensi dan metode audit harus ditetapkan.
Seleksi Auditor dan pelaksanaan audit harus memastikan sasaran dan kejujuran dari proses audit. Auditor tidak boleh mengaudit pekerjaannya sendiri.
Tanggung jawab dan persyaratan untuk perencanaan dan pelaksanaan audit serta hasil laporan dan pemeliharaan rekaman (liaht pasal 4.2.4) harus ditentukan dalam prosedur yang terdokumentasi.
Manajemen yang bertanggung jawab atas bidang yang diaudit harus memastikan bahwa tindakan dilakukan tanpa ditunda untuk menghilangkan ketidaksesuaian yang ditemukan dan penyebabnya. Kegiatan tindak lanjut harus mencakup verifikasi yang dilakukan dan pelaporan hasil verifikasi (lihat pasal 8.5.2).
Pasal tersebut mensyaratkan bahwa organisasi harus menetapkan proses audit internal yang efektif untuk memastikan kekuatan dan kelemahan pelaksanaan sistem manajemen mutu. Audit mutu internal berguna untuk memastikan konsistensi dari penerapan sistem manajemen mutu yang ditetapkan, perencanaan yang disusun dan untuk mengetahui sejauhmana efektifitas penerapan dan pemeliharaannya.
Sekolah yang menerapkan ISO 9001:2000 harus melakukan audit internal atas kinerja sekolah. Audit internal dilakukan oleh tim audit sekolah. Tiap unit kerja yang dibentuk di dalam struktur orgnisasi sekolah melakukan audit atas unit lainnya. Prinsipnya, tiap unit tidak boleh mengaudit dirinya sendiri. Audit ditekankan pada sistem bukan orang, hasil temuan audit akan menjadi bahan perbaikan berkelanjutan untuk meningkatkan kepuasan pelanggan.
Audit dilakukan untuk mengecek kesesuaian sistem yang tertulis dalam pedoman mutu dengan pelaksanaannya di lapangan. Temuan audit menjelaskan sesuai atau tidak sesuai. Bila telas sesuai dengan sistem yang tertulis dalam pedoman mutu maka sistem telah berjalan sesuai ISO 9001:2000. Jika tidak sesuai, maka harus dilakukan perbaikan sesuai jadwal yang disepakati bersama.
Hasil temuan audit internal menjadi bahan untuk melakukan rapat tinjauan manajemen. Rapat ini dihadiri oleh semua komponen sistem sekolah untuk membahas hasil audit dan mengecek tingkat perbaikan yang sudah dilakukan. Dalam proses ini, tindakan koreksi, tindakan perbaikan, pengendalian produk tidak sesuai, dan tindakan pencegahan dilakukan oleh sekolah untuk terus-menerus menjamin dan memastikan mutu penyelenggaraan pendidikan di sekolah.
Audit internal dilanjutkan dengan audit eksternal oleh lembaga independence. Kedua macam audit ini dilakukan untuk memastikan kesesuaian penerapan SMM ISO 9001:2000 dan konsistensinya dalam upaya menjamin kepastian mutu dan peningkatan terus-menerus mutu tersebut untuk memenuhi kepuasan pelanggan. Melalui sistem audit ini, organisasi sekolah akan mampu menjaga mutu penyelenggaraan pendidikan sehingga kepastian mutu tersebut tidak akan terganggu oleh pergantian kepala sekolah, kepindahan guru, pergantian kebijakan, ataupun intervensi pihak lain. Sebab, SMM ISO 9001:2000 melakukan tindakan perbaikan, perubahan, pengecekan, dan peningkatan sistem berdasarkan data dan fakta yang
berorientasi pada kepuasan pelanggan, bukan berdasar kemauan pimpinan. Fakta dan data dikumpulkan dari survey kepuasan pelanggan dan seluruh dokumen dan rekaman hasil proses yang terkait dengan pelanggan. Dengan demikian, tindakan perbaikan terus-menerus akan dilakukan secara objektif dan transparan.
C. Peran LPMP, PPPG, dan Pengawas Sekolah dalam Penjaminan Mutu Pendidikan Melalui ISO 9001:2000
LPMP dan PPPG yang sudah menerapkan ISO 9001:2000 membantu sekolah-sekolah untuk menerapkan sistem manajemen mutu tersebut. Wujud bantuan ini dilakukan dengan memfasilitasi sekolah untuk menerapkan ISO 9001:2000. Pelibatan pengawas sekolah difungsikan untuk melakukan survailance audit setahun 2 kali di sekolah. Dengan demikian, LPMP dan PPPG harus menyiapkan pengawas sekolah sebagai lead auditor yang mampu mengaudit SMM ISO 9001:2000 yang diterapkan sekolah.
Pembagian peran antara LPMP dan PPPG dijalankan dengan mekanisme PPPG sebagai pihak independen pemberi sertifikat, sementara LPMP sebagai konsultan dan fasilitator implementasi ISO 9001:2000 di sekolah. LPMP dibantu oleh PPPG melatih pengawas agar mampu berperan menjadi auditor untuk menjamin dan memastikan penerapan SMM ISO 9001:2000 di sekolah. Dengan demikian, pengawas melakukan pengecekan dan perbaikan sistem manajemen mutu di sekolah berdasarkan data yang dikumpulkan sekolah dari seurvey kepuasan pelanggan. Temuan audit pengawas ini akan dibawa ke LPMP dan PPPG untuk dikaji dan dilakukan tindakan koreksi, tindakan perbaikan, tindakan pencegahan dan perbaikan terus menerus terhadap sistem yang tidak sesuai di sekolah. Jika temuan audit itu menyatakan bahwa kelemahan sekolah berasal dari kompetensi guru, maka LPMP dan PPPG meningkatkan kompetensi guru tersebut lewat pendidikan dan pelatihan secara terus-menerus. Hasil temuan audit akan menjadi bahan perbaikan sekolah dengan cara menyampaikan kepada pihak-pihak terkait seperti Dinas Pendidikan, DPRD, komite sekolah, perguruan tinggi, dan masyarakat, serta pihak yang berkepentingan untuk dapat membantu peningkatan kualitas penyelenggaraan pendidikan di sekolah secara sistematis dan terarah.
III. Penutup
Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000 digunakan sebagai alat untuk melakukan penjaminan mutu penyelenggaraan pendidikan di sekolah. SMM ISO 9001:2000 adalah sistem manajemen dengan pendekatan pada proses dan berfokus pada kepuasan pelanggan. Sekolah yang menerapkan SMM ISO 9001:2000 diharapkan mampu menjamin dan memastikan kualitas penyelenggaraan pendidikan secara mandiri dan melakukan tindakan perbaikan serta peningkatan mutu secara terus- menerus.
Organisasi sekolah yang menerapkan SMM ISO 9001:2000 harus menyusun struktur organisasi sesuai bisnis proses yang dijalankan sekolah untuk menghasilkan produk tamatan yang sesuai dengan kebutuhan kepuasan pelanggan. Bisnis proses berisi keterkaitan semua proses untuk menghasilkan tamatan dan disusun dengan pedoman mutu, prosedur, dan intruksi kerja yang terdokumentasi dan terekam jika telah dilaksanakan. Bukti rekaman kegiatan menjadi bahan untuk dilakukan audit baik internal maupun eksternal. Hasil temuan audit digunakan untuk bahan perbaikan dan peningkaan berkelanjutan penyelenggaraan pendidikan di sekolah berdasar data dan fakta yang objektif sesuai survey kepuasan pelanggan.
Penjaminan mutu melalui ISO 9001:2000 ke sekolah difasilitasi oleh LPMP dan PPPG serta memberdayakan pengawas sekolah.
7 uari 2006.
Biodata Penulis
Nama : Kamil, S.S.
Institusi : LPMP Lampung, Jl. Way Rarem No 3 Pahoman Bandar Lampung Phone/fax 0721 262384, HP 08127940017, 07217505558
Alamat email : kamil_indonesia@yahoo.com, penjaminmutu@kompascyber.com
Daftar Pustaka
Agung Budi Susanto. 2003. Manajemen Mutu Terpadu. PPPG Pertanian. Cianjur.
Agung Budi Susanto. 2005. Penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000 di Bidang Pendidikan. Nuansa Pendidikan Vol III No 2. 2005. LPMP Lampung. Bandar Lampung.
Aritonang R., Lerbin R., 2005. Kepuasan Pelanggan. PT Gramedia Pustaka Utama. Jakarta
Borg, Walter R. dan Gall, Meredith Damain. 1989. Educational Research. Longman. New York.
Fandi Tjiptono dan Anastasia Diana. 2000. Total Quality Management. Andi. Yogyakarta.
Gaspersz, Vincent. 2003. ISO 9001:2000 and Continual Quality Improvement. PT Gramedia Pustaka Utama. Jakarta.
________, Pedoman Mutu ISO 9001:2000 LPMP Lampung. 2005. LPMP Lampung.
Suardi, Rudi. 2004. Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000: Penerapannya untuk Mencapai TQM. Penerbit PPM. Jakarta.
Willy Susilo. 2002. Audit SDM. PT VORQISTATAMA BINAMEGA. Jakarta.
Willy Susilo. 2003. 101 Kesalahan Konsepsi-Pengembangan dan Implementasi Sistem Manajemen Mutu Standar Internasional ISO 9001:2000. PT VORQISTATAMA BINAMEGA. Jakarta.
Willy Susilo. 2003. Audit Mutu Internal. PT VORQISTATAMA BINAMEGA. Jakarta.
Zamroni. 2000. Paradigma Pendidikan Masa Depan. BIGRAF publishing. Yogyakarta.
TAHAPAN IMPLEMENTASI SMM ISO 9001:2000
Persiapan
Ø Pengkondisian
Pemahaman Smm Iso 9001 – 2000
Sosialisasi Smm Iso 9001 – 2000
Ø Pembentukan Tim Kerja
Tim Iso Unit Kerja/Jurusan
Tim Pengendali Dokumen
Tim Pengelola Dokumen
Tim Quality Control
Tim Audit Internal
Wakil Manajemen Mutu
Ø Penataan Sistem Manajemen Mutu
Penetapan Struktur Organisasi
Pengelolaan Sistem Manajemen Mutu
Kebijakan Mutu
Sasaran Mutu
Tanggung Jawab Manajemen
Ø Penyusunan Dokumen Manajemen Mutu
Pedoman Mutu
Prosedur
Instruksi Kerja
Dokumen Pendukung Rekaman
Strategi Implementasi
Ø Implementasi Bisnis Proses
Input ,Output Dan Tinjauan Proses
Validasi Dan Perubahan Proses
Proses-Proses Yang Berhubungan Dengan Pihak Terkait
Pengelolaan Dokumen Dan Rekaman
Ø Tinjauan Manajemen
Input Tinjauan Mjn
Output Tinjauan Mjn
Ø Pengukuran Dan Monitoring
Performance Sistem Majemen
Kepuasan Pelanggan
Proses – Proses
Produk
Ø Pengukuran Dan Monitoring Dari Pihak Terkait
Audit Internal
Audit Eksternal Oleh Lembaga Sertifikasi.
Pemilik
Pemasok
Masyarakat
ü Kontrol Ketidaksesuaian
ü Analisa Data
ü Audit Internal
ü Management Review
ü Tindakan Koreksi
ü Tindakan Pencegahan
Berbagi Ilmu 